Lập hồ sơ mời thầu - Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa

 LẬP HỒ SƠ MỜI THẦU ĐỐI VỚI GÓI THẦU MUA SẮM HÀNG HÓA

* Đối với đấu thầu các gói thầu mua sắm hàng hóa dùng chung mẫu hồ sơ mời thầu đã được Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành kèm theo Thông tư số 05/2015/TT-BKHĐT ngày 16/6/2015.

Mẫu số 01: Áp dụng cho phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ.

Mẫu số 02: Áp dụng cho phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ.

* Đối với gói thầu thực hiện chỉ định thầu mua sắm hàng hóa sử dụng mẫu 02 hồ sơ yêu cầu chỉ định ban hành kèm theo Thông tư số 11/2015/TT-BKHĐT ngày 27/10/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

Mẫu số 02: Chỉ định thầu mua sắm hàng hóa.

* Đối với gói thầu gói thầu mua sắm hàng hóa thực hiện đấu thầu qua mạng, theo quy định tại Thông tư số 04/2017/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư ngày 15/11/2017 được áp dụng với 03 mẫu dưới đây:

Mẫu số 02: Áp dụng cho đấu thầu rộng rãi qua mạng, 1 giai đoạn 1 túi hồ sơ (gói thầu <10 tỷ đồng).

Mẫu số 05: Áp dụng cho đấu thầu rộng rãi qua mạng, 1 giai đoạn 2 túi hồ sơ.

Mẫu số 07: Yêu cầu báo giá chào hàng cạnh tranh rút gọn.

Những lưu ý khi xây dựng hồ sơ mời thầu gói thầu mua sắm hàng hóa

1. Xuất xứ hàng hóa: Không được quy định tương đương về xuất xứ hàng hóa

Không được đưa ra các điều kiện nhằm hạn chế sự tham gia của nhà thầu hoặc nhằm tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng như nêu nhãn hiệu, xuất xứ cụ thể của hàng hóa, kể cả việc nêu tên nước, nhóm nước, vùng lãnh thổ gây ra sự phân biệt đối xử; trường hợp không thể mô tả chi tiết hàng hóa theo đặc tính kỹ thuật, thiết kế công nghệ, tiêu chuẩn công nghệ thì có thể nêu nhãn hiệu, catalô của một sản phẩm cụ thể để tham khảo, minh họa cho yêu cầu về kỹ thuật của hàng hóa nhưng phải ghi kèm theo cụm từ “hoặc tương đương” sau nhãn hiệu, catalô đồng thời phải quy định rõ nội hàm tương đương với hàng hóa đó về đặc tính kỹ thuật, tính năng sử dụng, tiêu chuẩn công nghệ và các nội dung khác (nếu có) mà không được quy định tương đương về xuất xứ.

2. Giấy phép bán hàng của nhà sản xuất: Không đươc yêu cầu, trường hợp đặc biệt cần có thì được bổ sung sau

‒     Đối với hàng hóa thông thường, thông dụng, sẵn có trên thị trường, đã được tiêu chuẩn hóa và được bảo hành theo quy định của nhà sản xuất thì không yêu cầu nhà thầu phải nộp giấy phép bán hàng của nhà sản xuất hoặc giấy chứng nhận quan hệ đối tác hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương.

‒     Đối với hàng hóa đặc thù, phức tạp cần gắn với trách nhiệm của nhà sản xuất trong việc cung cấp các dịch vụ sau bán hàng như bảo hành, bảo trì, sửa chữa, cung cấp phụ tùng, vật tư thay thế và các dịch vụ liên quan khác thì trong hồ sơ mời thầu có thể yêu cầu nhà thầu tham dự thầu phải cung cấp giấy phép bán hàng của nhà sản xuất hoặc giấy chứng nhận quan hệ đối tác hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương. Trường hợp trong hồ sơ dự thầu, nhà thầu không đóng kèm giấy phép bán hàng của nhà sản xuất hoặc giấy chứng nhận quan hệ đối tác hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương thì nhà thầu phải chịu trách nhiệm làm rõ, bổ sung trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu. Bên mời thầu phải có trách nhiệm tiếp nhận tài liệu bổ sung do nhà thầu gửi đến để đánh giá. Nhà thầu chỉ được trao hợp đồng sau khi đã đệ trình cho chủ đầu tư giấy phép bán hàng của nhà sản xuất hoặc giấy chứng nhận quan hệ đối tác hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương (Trường hợp trong nội dung giấy phép bán hàng của nhà sản xuất hoặc giấy chứng nhận quan hệ đối tác hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương chưa đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu thì bên mời thầu phải yêu cầu nhà thầu làm rõ về các nội dung này để có đầy đủ thông tin phục vụ việc đánh giá hồ sơ dự thầu mà không được loại ngay hồ sơ dự thầu của nhà thầu).

Lập hồ sơ mời thầu - Đối với gói thầu tư vấn

 LẬP HỒ SƠ MỜI THẦU ĐỐI VỚI GÓI THẦU TƯ VẤN

Đối với đấu thầu các gói thầu tư vấn dùng chung mẫu hồ sơ mời thầu đã được Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành kèm theo Thông tư số 01/2015/TT-BKHĐT ngày 14/02/2015, để tải mẫu hồ sơ mời thầu quý độc giả, khách hàng tải theo đường link dưới đây:

ü Mẫu Hồ sơ mời thầu tư vấn

Đối với đấu thầu tư vấn qua mạng, gần đây Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã ban hành riêng mẫu Hồ sơ mời thầu kèm theo Thông tư số 04/2017/TT-BKHĐT ngày 15/11/2017, để tải mẫu hồ sơ mời thầu quý độc giả, khách hàng tải theo đường link dưới đây:

ü Mẫu số Hồ sơ mời thầu tư vấn qua mạng & Mẫu mới (sửa đổi, bổ sung một số khoản, điều của mẫu cũ)

* Những lưu ý khi xây dựng hồ sơ mời thầu tư vấn:

1.   Khi xây dựng yêu cầu về kỹ thuật không được đưa ra các điều kiện nhằm hạn chế sự tham gia của nhà thầu hoặc nhằm tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng, đồng thời cũng không được đưa ra các yêu cầu quá cao dẫn đến làm tăng giá dự thầu hoặc làm hạn chế sự tham gia của các nhà thầu.

2.   Không được đưa ra các điều kiện để hạn chế sự tham dự thầu của nhà thầu như: Yêu cầu nhân sự thực hiện gói thầu phải được đóng bảo hiểm xã hội, phải là nhân sự đăng ký hợp đồng với nhà thầu. Không quy định năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu cao hơn mức yêu cầu của gói thầu.

3.   Tuyệt đối không đưa ra các nội dung mang tính định hướng, tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu hoặc cản trở sự tham gia của nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng; không đưa ra các tiêu chí đánh giá có tính chất cục bộ, địa phương mà chỉ nhà thầu tại địa phương đó mới đáp ứng được. (Tổng hợp từ Chỉ thị số 47/CT-TTg ngày 27/12/2017 và Chỉ thị số 03/CT-BKHĐT ngày 24 tháng 5 năm 2019).

4.   Hợp đồng ký kết giữa chủ đầu tư và nhà thầu phải tuân thủ theo Mẫu hợp đồng quy định trong Hồ sơ mời thầu, Hồ sơ yêu cầu. Chủ đầu tư căn cứ quy mô, tính chất của gói thầu có thể bổ sung các điều, khoản liên quan trong hợp đồng theo quy định của pháp luật chuyên ngành nhưng phải đảm bảo tính logic, thống nhất và chặt chẽ của toàn bộ hợp đồng, tránh làm hạn chế quyền của chủ đầu tư và giảm nghĩa vụ của nhà thầu tư vấn.

* Hồ sơ dự thầu gói tư vấn cần chuẩn bị những gì?

1. Các giấy tờ cung cấp thông tin doanh nghiệp

Phần này chúng ta cần cung cấp các thông tin về doanh nghiệp:

‒     Đăng ký kinh doanh (Lưu ý nếu là đấu thầu trên mạng thì hệ thống hiện nay yêu cầu chúng ta phải khai báo, cập nhật ở hồ sơ năng lực nhà thầu).

‒     Các giấy tờ chứng minh năng lực thực hiện tư vấn chuyên ngành, ví dụ như tư vấn thiết kế (chứng nhận năng lực hoạt động tư vấn), tư vấn giám sát (chứng nhận hành nghề)...

‒     Báo cáo tài chính các năm gần nhất, nếu có báo cáo đã kiểm toán là tốt nhất, không có thì cung cấp các giấy tờ khác tương đương như (một trong các văn bản bên dưới):

+    Biên bản kiểm tra quyết toán thuế;

+    Tờ khai tự quyết toán thuế (thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp) có xác nhận của cơ quan thuế về thời điểm đã nộp tờ khai;

+    Tài liệu chứng minh việc nhà thầu đã kê khai quyết toán thuế điện tử (Tờ khai quyết toán thuế điện tử);

+    Văn bản xác nhận của cơ quan quản lý thuế (xác nhận số nộp cả năm) về việc thực hiện nghĩa vụ nộp thuế;

+    Báo cáo kiểm toán.

Lưu ý: Nếu là đấu thầu trên mạng thì hệ thống hiện nay yêu cầu chúng ta phải khai báo, cập nhật ở hồ sơ năng lực nhà thầu.

2. Khai báo về nhân sự

Đối với các nhà thầu làm về lĩnh vực tư vấn thì cốt lõi của doanh nghiệp và dịch vụ cung cấp đó chính là nhân sự tham dự. Khi tham dự, các biểu mẫu kê khai để cấu thành nên giá dự thầu do đó việc kê khai nhân sự là cần thiết (Tuy nhiên, hiện nay hệ thống kê khai trên webform của Muasamcong chưa cho phép link từ dữ liệu kê khai tại bước kê khai năng lực ra các biểu mẫu đề xuất nhân sự - Chúng tôi cũng chưa hiểu tại sao), sở dĩ chúng tôi vẫn khuyến nghị quý độc giả, nhà thầu thực hiện kê khai tại đây vì chúng tôi cho rằng về mặt logic đương nhiên việc nhà thầu sẽ phải kê khai nhân sự một lần và sử dụng cho suốt quá trình sau này (Có lẽ hệ thống sắp tới sẽ cải tiến nội dung này), tránh trường hợp chúng ta cứ phải kê khai thủ công cùng một dữ liệu trong khi dữ liệu đó đã khai báo một lần tại bước năng lực rồi.

Mẫu kê khai về nhân sự chuẩn quý độc giả, nhà thầu có thể tải về tại đây và thực hiện kê khai sau đó upload lên hệ thống: Mẫu kê khai nhân sự chuẩn.

3. Kê khai tại đơn dự thầu ra sao?

Sau khi đăng nhập vào hệ thống, tìm đến đúng gói thầu và nhấn tham dự chúng ta sẽ phải tiến hành kê khai một số nội dung quan trọng để hệ thống tự động kết xuất ra đơn dự thầu, một số kê khai cần thiết sau:

‒     Thời gian thực hiện hợp đồng (Có lựa chọn theo ngày hoặc tháng), ở mục này chúng ta cần đọc kỹ ở hồ sơ mời thầu, xem xét yêu cầu thời gian thực hiện hợp đồng tối đa là bao nhiêu ngày (thường nội dung này ở Chương II và Chương V), ngoài ra phải xem xét thêm thời gian thực hiện hợp đồng trong biểu tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật (Chương III-nếu có) để có đề xuất thời gian phù hợp nhất thì mới đạt được điểm kỹ thuật tốt nhất (nếu Chương III có quy định).

‒     Tỷ lệ giảm giá: Nếu chúng ta không có giảm giá thì lưu ý không nhập số nào vào (kể cả số 0), nếu có tỷ lệ giảm giá thì nhập tỷ lệ đó vào đây.

‒     Đính kèm hồ sơ đề xuất về kỹ thuật: Chúng ta thực hiện đính kèm file hồ sơ đề xuất kỹ thuật (hoặc Giải pháp và phương pháp luận) tại đây, lưu ý cách làm tài liệu này chúng tôi sẽ nói tại Mục 4 dưới đây.

‒     Sau khi nhấn vào cam kết, chúng ta chuyển sang các bước khác kê khai về đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính.

4. Kê khai đề xuất về kỹ thuật như thế nào?

Tại bước kê khai về đề xuất kỹ thuật chúng ta sẽ phải thực hiện kê khai qua 04 mẫu (Mẫu số 07, mẫu số 08a, mẫu số 08b, mẫu số 09), cụ thể:

‒     Mẫu số 07: Kê khai về liên danh, nếu không liên danh chúng ta chỉ cần tích chọn vào mục không liên danh. Trong trường hợp liên danh để tham dự thì các bước thực hiện hơi phức tạp, khi đó chúng ta phải vào lại từ đầu ở chức năng của nhà thầu tìm vào mục Liên danh để tạo liên danh, sau các bước khai báo (cũng hơi phức tạp và mất thời gian) chúng ta chờ phía liên danh cùng tham dự vào xác nhận thì mới có thể tiến hành liên danh được.

‒     Mẫu số 08a và 08b: Kê khai về số lượng nội dung công việc và nhân sự thực hiện. Ở bước này chúng ta lưu ý kê khai các nhân sự theo webform yêu cầu. Tuy nhiên cần lựu ý đối với nhân sự thuộc biên chế công ty cần có giấy tờ kèm theo như hợp đồng lao động hoặc quyết định bổ nhiệm, phân công công việc (thường đối với các đơn vị nhà nước); Đối với nhân sự chủ chốt do nhà thầu huy động thì cần có thỏa thuận giao việc/hợp đồng chuyên gia hay các hình thức phù hợp với Luật lao động để chứng minh, trong đó có nói rõ lý do tại sao lại huy động nhân sự này; Đối với nhân sự khác huy động cũng cần có các tài liệu chứng minh kèm theo.

‒     Mẫu số 09: Tiến độ thực hiện công việc tư vấn, ở đây chúng ta đính kèm biểu tiến độ thực hiện chuẩn bị sẵn. Đối với tiến độ chúng ta cần bám sát nội dung từng công việc được mô tả tại Chương V, thời gian thực hiện hợp đồng đã khai báo tại bước Đơn dự thầu (Lưu ý hai nội dung này phải khớp nhau). Tiến độ từng công việc cũng cần phải logic với tiến độ thực hiện của từng nhân sự đã khai báo tại Mẫu 08b.

5. Kê khai đề xuất tài chính như thế nào?

Tại bước kê khai về đề xuất tài chính chúng ta sẽ phải thực hiện kê khai qua 04 mẫu (Mẫu số 11a, mẫu số 11b, mẫu số 12, mẫu số 13), cụ thể:

‒     Mẫu số 11a: Mẫu này rất quan trọng vì nó sẽ kết chuyển và hình thành nên giá dự thầu, chúng ta thực hiện kê khai mức thù lao cho từng chuyên gia theo webform, số lượng các chuyên gia và tháng được lấy tự động từ biểu mẫu số 08b sang.

‒     Mẫu số 11b: Hiện nay mẫu này cho phép kê khai nhận số liệu mà không cho phép bỏ qua (?) trong trường hợp hồ sơ mời thầu không yêu cầu (Chúng tôi cũng chưa hiểu tại sao), việc kê khai ở mẫu này tương đối phức tạp vì liên quan đến nhiều thông số (Lương cơ bản, cấp bậc, phụ cấp...) tuy nhiên nếu chúng ta đọc trong hồ sơ mời thầu không yêu cầu phân tích chi phí thù lao chuyên gia thì có thể kê khai theo mức lương thấp nhất mà công ty chi trả. Trường hợp hồ sơ mời thầu có yêu cầu phân tích thù lao chuyên gia thì buộc lòng chúng ta phải kê khai số liệu để sao ra mức thù lao (tổng cuối cùng) phải khớp với số liệu tại mẫu số 11a (Việc này hơi lạ là hệ thống lại không cho phép link và kết xuất ngược về mẫu số 11a?).

‒     Mẫu số 12: Chi phí khác cho chuyên gia, tại mẫu kê khai này chúng ta đưa số liệu cho các chi phí khác như đi lại, vé máy bay, hội nghị, hội thảo...; Chi phí tại mục này cộng với chi phí tại Mẫu số 11a sẽ thành giá tham dự thầu.

‒     Mẫu số 13: Tổng hợp chi phí sẽ kết chuyển giá trị từ mẫu số 11a và mẫu số 12 sang công với phần thuế, đối với phần thuế thông thường là 10% của tổng hai giá trị bên trên. Lưu ý hệ thống chỉ cho phép nhập giá trị, do đó chúng ta phải cộng số tiền hai mục trên rồi nhân với tỷ lệ % ra con số và điền vào ô này.

* Chuẩn bị hồ sơ đề xuất kỹ thuật như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất?

    Như chúng ta đã biết, các gói thầu tư vấn đều trải qua hai túi hồ sơ, bên mời thầu xem xét, đánh giá về kỹ thuật trước sạu đó chỉ những nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật mới được mở hồ sơ đề xuất về tài chính. Do đó bước chuẩn bị kỹ thuật là rất quan trọng, chúng ta cần đọc kỹ yêu cầu kỹ thuật (Tại chương III và chương V) để có đề xuất kỹ thuật tốt nhất, khi đó cần lưu ý trọng tâm vào những vấn đề sau:

‒     Kinh nghiệm và năng lực nhà thầu: Chúng ta cần chuẩn bị và kê khai theo Mẫu số 03, lưu ý các thông tin kê khai trong mẫu này cần bám sát các thông tin yêu cầu tại Điểm 1 Mục 2.

‒     Tiêu chuẩn đánh giá kỹ thuật của hồ sơ mời thầu. Giải pháp và phương pháp luận: Trong mục này cần viết rõ ràng, mạch lạc theo từng mục yêu cầu tại Điểm 2 - Mục 2 - Tiêu chuẩn đánh giá kỹ thuật của hồ sơ mời thầu. Tùy theo từng hồ sơ mời thầu sẽ có những yêu cầu khác nhau, tuy nhiên để đạt được điểm cao, chúng ta cần bám sát yêu cầu, đối với mỗi yêu cầu cần viết đủ giải pháp và phương pháp luận cho từng vấn đề. Phần này cần trình bày kết cấu theo 3 nội dung chính gồm: 

+    Giải pháp và phương pháp luận;

+    Kế hoạch công tác;

+    Tổ chức và nhân sự.

    Nhân sự: Đây là phần quan trọng và "ăn điểm" do đó các đề xuất nhân sự thực hiện chúng ta phải lưu ý từ bằng cấp, chứng chỉ yêu cầu đến số năm kinh nghiệm. Đặc biệt để tránh những vấn đề phải làm rõ tại lý lịch chuyên gia tư vấn (Mẫu số 06-Hồ sơ mời thầu) chúng ta cần kê khai sát với nội dung tương tự gói thầu đang thực hiện, kèm theo các tài liệu chứng mình nhân sự này đã thực hiện tham gia đối với dự án/công trình đó.

Những lưu ý cực kỳ quan trọng

‒     Trong suốt quá trình thao tác chúng ta cần thường xuyên nhấn nút lưu trên màn hình để mỗi quá trình kê khai được lưu lại trên hệ thống. Nếu không lưu đến mỗi bước quá trình có thể gặp lỗi không hoàn thành và chúng ta lại phải kê khai lại từ đầu rất mất nhiều thời gian. 

‒     Trong quá trình khai báo, tại mỗi bước (kể cả lưu) hệ thống đòi hỏi đăng nhập chứng thư số và mật khẩu rất nhiều lần, hãy kiên nhẫn làm theo cho đến khi nộp hồ sơ thành công.

‒     Sau khi đã nộp hồ sơ thành công cần vào kiểm tra lại tình trạng nộp hồ sơ ở mục "Văn bản gửi" để chắc chắn rằng hồ sơ dự thầu của mình đã gửi thành công.

‒     Không nên đến sát giờ mới đăng nhập để nộp hồ sơ, nhiều người vẫn nghĩ rằng cứ chuẩn bị một bộ hồ sơ giấy đầy đủ sau đó đăng nhập rồi upload hồ sơ lên hệ thống là xong, thực tế không phải vậy. Tác giả bài viết đã phải thao tác thực tế một hồ sơ và mất khoảng hơn 4h đồng hồ mới thực hiện thành công trên hệ thống. Do đó lời khuyên chân thành chúng tôi đưa ra là cần thực hiện trước đó 01 ngày.

‒     Nếu có thể, hãy chuẩn bị tất cả các số liệu, biểu mẫu. Khi đăng nhập vào chúng ta chỉ cần thực hiện các thao tác copy và paste từ mẫu chuẩn bị sẵn vào hệ thống thì sẽ nhanh và tiết kiệm thời gian rất nhiều.

Lập hồ sơ mời thầu - Đối với gói thầu xây lắp

 LẬP HỒ SƠ MỜI THẦU ĐỐI VỚI GÓI THẦU XÂY LẮP

Mẫu hồ sơ mời thầu xây lắp chung được quy định tại Thông tư số 03/2015/TT-BKHĐT ngày 06 tháng 05 năm 2015, trong đó gồm 02 mẫu:

‒     Mẫu hồ sơ mời thầu xây lắp dành cho 1 giai đoạn 1 túi hồ sơ (áp dụng đối với gói thầu quy mô nhỏ, giá gói thầu < 20 tỷ đồng): Mẫu số 01.

‒     Mẫu hồ sơ mời thầu xây lắp dành cho 1 giai đoạn 2 túi hồ sơ.: Mẫu số 02.

* Đối với đấu thầu qua mạng, mẫu hồ sơ mời thầu xây lắp được quy định tại Thông tư số 04/2017/TT-BKHĐT & Thông tư 05/2020/TT-BKHĐT sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Thông tư số 04/2017/TT-BKHĐT, trong đó gồm 02 mẫu:

·      Mẫu hồ sơ mời thầu xây lắp qua mạng dành cho 1 giai đoạn 1 túi hồ sơ (áp dụng đối với gói thầu quy mô nhỏ, giá gói thầu < 20 tỷ đồng), chào hàng cạnh tranh (Áp dụng đối với gói thầu xây lắp đơn giản đã có thiết kế bản vẽ thi công được phê duyệt và giá gói thầu < 5 tỷ đồng). Thực hiện theo Mẫu số 01 đính kèm theo bài viết của chúng tôi đã thực hiện.

·      Mẫu hồ sơ mời thầu xây lắp qua mạng dành cho 1 giai đoạn 2 túi hồ sơ. Thực hiện theo Mẫu số 04 đính kèm theo bài viết của chúng tôi đã thực hiện.

* Lưu ý khi lập hồ sơ mời thầu xây lắp:

1. Không được đưa ra các điều kiện nhằm hạn chế sự tham gia của các nhà thầu, cụ thể:

·     Khi xây dựng yêu cầu về kỹ thuật không được đưa ra các điều kiện nhằm hạn chế sự tham gia của nhà thầu hoặc nhằm tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng, đồng thời cũng không được đưa ra các yêu cầu quá cao dẫn đến làm tăng giá dự thầu hoặc làm hạn chế sự tham gia của các nhà thầu

·     Không được đưa ra các điều kiện để hạn chế sự tham dự thầu của nhà thầu như: Yêu cầu nhân sự thực hiện gói thầu phải được đóng bảo hiểm xã hội, phải là nhân sự đăng ký hợp đồng với nhà thầu, thiết bị thi công phải thuộc sở hữu của nhà thầu mà không được đi thuê, đã thực hiện hợp đồng tương tự trên một địa bàn cụ thể... hoặc quy định năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu cao hơn mức yêu cầu của gói thầu...

·     Tuyệt đối không đưa ra các nội dung mang tính định hướng, tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu hoặc cản trở sự tham gia của nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng; không đưa ra các tiêu chí đánh giá có tính chất cục bộ, địa phương mà chỉ nhà thầu tại địa phương đó mới đáp ứng được.

(Tổng hợp từ Chỉ thị số 47/CT-TTg ngày 27/12/2017 và Chỉ thị số 03/CT-BKHĐT ngày 24/5/2019)

2. Hồ sơ mời thầu phải quy định rõ nội dung và nguyên tắc sử dụng chi phí dự phòng để làm cơ sở cho nhà thầu chào thầu, ký kết và thực hiện hợp đồng, trong đó phải nêu rõ giá trị cụ thể bằng tiền hoặc tỷ lệ phần trăm (%) các khoản chi phí dự phòng tính trên chi phí xây dựng của gói thầu để nhà thầu chào thầu. Nhà thầu phải chào các khoản chi phí dự phòng theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu.

3. Hồ sơ mời thầu phải bao gồm Mẫu hợp đồng và quy định chi tiết các điều, khoản của hợp đồng để nhà thầu làm cơ sở chào thầu và để các bên làm cơ sở thương thảo, hoàn thiện, ký kết hợp đồng.

4. Nội dung hợp đồng tương tự trong hồ sơ mời thầu là một nội dung rất quan trọng và cũng bị các bên hay hiểu nhầm hoặc "cố tình hiểu nhầm". Để hiểu rõ về vấn đề này, khi đọc và áp dụng các biểu mẫu trong các thông tư hướng dẫn chúng ta cần lưu ý bốn nhóm vấn đề sau:

ü Thứ nhất: Mở rộng đối tượng hợp đồng tương tự

Đối với hợp đồng yêu cầu do nhà thầu thực hiện là "Kinh nghiệm cụ thể trong quản lý và thực hiện hợp đồng xây lắp" chứ không phải "Kinh nghiệm chung về thi công xây dựng", điều này đồng nghĩa với việc khi xác định hợp đồng tương tự mà nhà thầu đã thực hiện đối với một hợp đồng cụ thể không nhất thiết nhà thầu đó phải trực tiếp là nhà thầu thi công toàn bộ công việc thuộc hợp đồng mà khái niệm trên đã được mở rộng là "Kinh nghiệm cụ thể trong quản lý", đồng nghĩa với việc nhà thầu có thể là tổng thầu, hoặc nhà thầu quản lý hợp đồng xây dựng đó miễn là nhà thầu chịu trách nhiệm trước bên trao hợp đồng về toàn bộ nội dung hợp đồng đó.

ü Thứ hai: Tính chất của hợp đồng tương tự

Khái niệm về hợp đồng tương tự được hướng dẫn theo hướng tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà thầu mới thành lập nhưng có năng lực, kinh nghiệm tốt. Theo đó, tại ghi chú số 10 của Khoản 2.1 Mẫu hồ sơ mời thầu nêu trên hướng dẫn rõ: Hợp đồng tương tự là hợp đồng đã thực hiện toàn bộ, trong đó công việc xây lắp có các tính chất tương tự với gói thầu đang xét, bao gồm: tương tự về bản chất và độ phức tạp; tương tự về quy mô công việc. “Tương tự về quy mô công việc” được hiểu là “có giá trị công việc xây lắp bằng hoặc lớn hơn 70% giá trị công việc xây lắp của gói thầu đang xét”. Đối với các công việc đặc thù hoặc ở các địa phương mà năng lực của nhà thầu trên địa bàn còn hạn chế, có thể yêu cầu giá trị phần công việc xây lắp của hợp đồng trong khoảng 50% - 70% giá trị phần công việc xây lắp của gói thầu đang xét, đồng thời vẫn phải yêu cầu nhà thầu bảo đảm có hợp đồng thi công tương tự về bản chất và độ phức tạp đối với hạng mục chính của gói thầu.

ü Thứ ba: Quy định về số lượng và giá trị hợp đồng tương tự

Theo quy định (thường ở Khoản 3 Tiêu chuẩn năng lực và kinh nghiệm thuộc Mẫu hồ sơ mời thầu): Số lượng tối thiểu các hợp đồng tương tự theo mô tả dưới đây mà nhà thầu đã hoàn thành toàn bộ hoặc hoàn thành phần lớn với tư cách là nhà thầu chính (độc lập hoặc thành viên liên danh) hoặc nhà thầu phụ trong vòng (thông thường 3-5 năm) năm trở lại đây (tính đến thời điểm đóng thầu):

- Số lượng hợp đồng là N, mỗi hợp đồng có giá trị tối thiểu là V (N x V = X) hoặc

- Số lượng hợp đồng ít hơn hoặc nhiều hơn N, trong đó có ít nhất 01 hợp đồng có giá trị tối thiểu là V và tổng giá trị tất cả các hợp đồng ≥ X.

Đây chính là điểm mà chính Bên mời thầu, Tổ chuyên gia và nhiều nhà thầu lúng túng trong cách tính hợp đồng xây lắp có quy mô tương tự theo hướng dẫn. Phân tích yêu cầu trên thì nhà thầu được đánh giá là đáp ứng về kinh nghiệm thực hiện hợp đồng tương tự về quy mô khi thỏa mãn 1 trong 3 trường hợp sau, trong đó ví dụ số lượng hợp đồng tương tự theo yêu cầu của HSMT là N, mỗi hợp đồng có giá trị tối thiểu là V:

(a) Số lượng hợp đồng = N, mỗi hợp đồng có giá trị tối thiểu = V, như vậy tổng giá trị các hợp đồng tương tự là X = NxV;

(b) Số lượng hợp đồng ít hơn N, mỗi hợp đồng có giá trị tối thiểu = V và tổng giá trị tất cả hợp đồng tương tự >= X;

(c) Một hợp đồng có giá trị tối thiểu = V và tổng giá trị tất cả hợp đồng tương tự >= X.

Như vậy, theo hướng dẫn trên, trường hợp (a) rất thông dụng, dễ hiểu, dễ tính nhưng trong thực tế chưa tạo thuận lợi cho nhà thầu mới. Ví dụ: Hồ sơ mời thầu yêu cầu có N = 03 hợp đồng, giá trị tối thiểu mỗi hợp đồng tối thiểu V = 10 tỷ thì nhà thầu nào có và cung cấp trên 03 hợp đồng có tính chất tương tự với mỗi giá trị hợp đồng tối thiểu 10 tỷ là đạt yêu cầu. Nhưng nếu chỉ nhìn vào nội dung này thì sẽ rất đang tiếc cho những nhà thầu có ít hơn 03 hợp đồng tương tự có giá trị 10 tỷ nhưng lại có nhiều các hợp đồng tương tự khác có giá trị thấp hợn 10 tỷ và nghĩ rằng mình không đáp ứng và tự loại bản thân không tham dự nữa. Đối với trường hợp này được hiểu là nếu trong HSMT yêu cầu nhà thầu đã thực hiện từ hai hợp đồng tương tự trở lên thì nhà thầu phải đáp ứng tối thiểu một hợp đồng với quy mô, tính chất tương tự gói thầu đang xét; quy mô của các hợp đồng tương tự tiếp theo được xác định bằng cách cộng các hợp đồng có quy mô nhỏ hơn nhưng phải bảo đảm các hợp đồng đó có tính chất tương tự với các hạng mục cơ bản của gói thầu đang xét. Ví dụ, trong trường hợp sau nhà thầu vẫn đáp ứng:

(i)  Có 01 hợp đồng tương tự giá trị 30,1 tỷ đồng; hoặc

(ii) Đã hoàn thành nhiều hơn 1 hợp đồng có tính chất kỹ thuật tương tự với gói thầu đang xét, trong đó ít nhất 1 hợp đồng có giá trị tối thiểu là 10 tỷ đồng và tổng giá trị các công trình tương tự không thấp hơn 30 tỷ đồng.

ü Thứ tư: Áp dụng đối với nhà thầu liên danh

Việc đánh giá năng lực, kinh nghiệm của thành viên trong liên danh phải căn cứ vào phần công việc mà thành viên đó đảm nhận. Trong ví dụ nêu trên, trường hợp nhà thầu với tư cách là liên danh gồm 2 thành viên, mỗi thành viên đảm nhận thực hiện 50% giá trị gói thầu thì từng thành viên liên danh được đánh giá là đáp ứng yêu cầu về kinh nghiệm thực hiện hợp đồng tượng tự nếu:

(i) Từng thành viên trong liên danh đã hoàn thành 1 hợp đồng có tính chất kỹ thuật tương tự với gói thầu đang xét, có giá trị tối thiểu là 15 tỷ đồng.

(ii) Từng thành viên trong liên danh thực hiện nhiều hơn 1 hợp đồng có tính chất kỹ thuật tương tự với gói thầu, trong đó ít nhất có 1 hợp đồng có giá trị tối thiểu là 5 tỷ đồng và tổng giá trị các công trình tương tự của mỗi thành viên không thấp hơn 30 tỷ đồng.

Nếu bất kỳ thành viên nào trong liên danh không đáp ứng về năng lực, kinh nghiệm nói trên thì nhà thầu liên danh được đánh giá là không đáp ứng yêu cầu.

Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư)

THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
(theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư)

 

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm).

2. Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.

3. Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15-20 mm.

4. Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.

5. Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.

6. Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục này.

7. Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.

II. SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1. Vị trí trình bày các thành phần thể thức

Ô số	:	Thành phần thể thức văn bản
1	:	Quốc hiệu và Tiêu ngữ
2	:	Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3	:	Số, ký hiệu của văn bản
4	:	Địa danh và thời gian ban hành văn bản
5a	:	Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b	:	Trích yếu nội dung công văn
6	:	Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c	:	Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8	:	Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức
9a, 9b	:	Nơi nhận
10a	:	Dấu chỉ độ mật
10b	:	Dấu chỉ mức độ khẩn
11	:	Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12	:	Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành
13	:	Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
14	:	Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử

2. Sơ đồ

III. MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC CHÍNH

1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ

a) Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.

b) Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

c) Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày tại ô số 1 Mục IV Phần I Phụ lục này. Hai dòng chữ Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn.

2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

a) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng.

c) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2 Mục IV Phần I Phụ lục này.

3. Số, ký hiệu của văn bản

a) Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.

Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là tổ chức tư vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.

b) Ký hiệu của văn bản

Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

c) Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ.

d) Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3 Mục IV Phần I Phụ lục này.

4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản

a) Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.

Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.

Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.

b) Thời gian ban hành văn bản

Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.

c) Địa danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4 Mục IV Phần I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

a) Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

b) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5 a Mục IV Phần I Phụ lục này, đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

Đối với công văn, trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5b Mục IV Phần I Phụ lục này, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.

6. Nội dung văn bản

a) Căn cứ ban hành văn bản

Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).

Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

b) Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

c) Bố cục của nội dung văn bản: Tuỳ theo tên loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.

d) Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.

đ) Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm

Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.

Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng. Nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.

Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng.

e) Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.

g) Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6 Mục IV Phần I Phụ lục này.

7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

a) Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.

b) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

c) Chức vụ, chức danh và họ tên của người ký

Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định.

Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.

Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức. Đối với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.

Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan, tổ chức nơi lãnh đạo Bộ công tác ở phía trên họ tên người ký.

Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

d) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

đ) Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a Mục IV Phần I Phụ lục này; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, phía trên họ tên của người ký văn bản; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “Q.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” và quyền hạn chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c Mục IV Phần I Phụ lục này.

Họ và tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa quyền hạn, chức vụ của người ký.

8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức

a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

b) Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.

Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.

Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.

Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

c) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8 Mục IV Phần I Phụ lục này.

9. Nơi nhận

a) Nơi nhận văn bản gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn bản.

b) Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên) và Công văn, nơi nhận bao gồm:

Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.

Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.

c) Đối với những văn bản khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.

d) Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b Mục IV Phần I Phụ lục này bao gồm:

Phần nơi nhận tại ô số 9a (áp dụng đối với Tờ trình, Báo cáo của cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên và Công văn): Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:). Nếu văn bản gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp văn bản gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng, tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-), cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), cuối dòng cuối cùng có dấu chấm (.); các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm (:).

Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với các loại văn bản): Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, cuối cùng là dấu chấm (.).

IV. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC KHÁC

1. Phụ lục

a) Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.

b) Từ “Phụ lục” và số thứ tự của Phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên Phụ lục (nếu có) được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

c) Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.

Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số .../...-... ngày .... tháng ....năm ....) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.

d) Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục.

Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo, cụ thể:

Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của mỗi tệp tin.

Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.

Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

đ) Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.

e) Mẫu trình bày phụ lục văn bản thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định này.

2. Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

a) Dấu chỉ độ mật

Việc xác định và đóng dấu chỉ độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu tài liệu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định hiện hành. Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu tài liệu thu hồi được khắc sẵn theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Dấu chỉ độ mật được đóng vào ô số 10a Mục IV Phần I Phụ lục này; dấu tài liệu thu hồi được đóng vào ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này.

b) Dấu chỉ mức độ khẩn

Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo các mức sau: hoả tốc, thượng khẩn, khẩn.

Con dấu các mức độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30 mm x 8 mm, 40 mm x 8 mm và 20 mm x 8 mm, trên đó các từ “HỎA TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN”, trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu chỉ mức độ khẩn được đóng vào ô số 10b Mục IV Phần I Phụ lục này. Mực để đóng dấu chỉ mức độ khẩn dùng màu đỏ tươi.

c) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”. Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này, trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

3. Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành

Được trình bày tại ô số 12 Mục IV Phần I Phụ lục này, ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.

4. Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax

Các thành phần này được trình bày tại ô số 13 Mục IV Phần I Phụ lục này ở trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

V. VIẾT HOA TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

TT	NỘI DUNG	VÍ DỤ
I	VIẾT HOA VÌ PHÉP ĐẶT CÂU
1	Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng.	. Thư viện ? Pháp luật
II	VIẾT HOA DANH TỪ RIÊNG CHỈ TÊN NGƯỜI
1	Tên người Việt Nam
	Tên thông thường: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết của danh từ riêng chỉ tên người.	Nguyễn Ái Quốc
	Tên hiệu, tên gọi nhân vật lịch sử: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết.	Bác Hồ, Vua Hùng
2	Tên người nước ngoài được phiên chuyển sang tiếng Việt
	Trường hợp phiên âm qua âm Hán – Việt: Viết theo quy tắc viết tên người Việt Nam.	Thành Cát Tư Hãn
	Trường hợp phiên âm không qua âm Hán – Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên ngữ): Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất trong mỗi thành tố.	Vla-đi-mia I-lích Lê-nin
III	VIẾT HOA TÊN ĐỊA LÝ
1	Tên địa lý Việt Nam
	Tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung (tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương; xã, phường, thị trấn) với tên riêng của đơn vị hành chính đó: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên riêng và không dùng gạch nối.	thành phố Thái Nguyên
	Trường hợp tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung kết hợp với chữ số, tên người, tên sự kiện lịch sử: Viết hoa cả danh từ chung chỉ đơn vị hành chính đó.	Quận 1, Phường Điện Biên Phủ
	Trường hợp viết hoa đặc biệt	Thủ đô Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh
	Tên địa lý được cấu tạo giữa danh từ chung chỉ địa hình (sông, núi, hồ, biển, cửa, bến, cầu, vũng, lạch, vàm v.v…) với danh từ riêng (có một âm tiết) trở thành tên riêng của địa danh đó: Viết hoa tất cả các chữ cái tạo nên địa danh. Trường hợp danh từ chung chỉ địa hình đi liền với danh từ riêng: Không viết hoa danh từ chung mà chỉ viết hoa danh từ riêng.	Cửa Lò biển Cửa Lò
	Tên địa lý chỉ một vùng, miền, khu vực nhất định được cấu tạo bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với từ chỉ phương thức khác: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi. Đối với tên địa lý chỉ vùng miền riêng được cấu tạo bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với danh từ chỉ địa hình thì phải viết hoa các chữ cái đầu mỗi âm tiết.	Tây Bắc, Đông Bắc, Bắc Bộ
2	Tên địa lý nước ngoài được phiên chuyển sang tiếng Việt
	Tên địa lý đã được phiên âm sang âm Hán Việt: Viết theo quy tắc viết hoa tên địa lý Việt Nam.	Hàn Quốc
	Tên địa lý phiên âm không qua âm Hán Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên ngữ): Viết hoa theo quy tắc viết hoa tên người nước ngoài	Mát-xcơ-va
IV	VIẾT HOA TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1	Tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam
	Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức.	Văn phòng Quốc hội Bộ Xây dựng
	Trường hợp viết hoa đặc biệt:	Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam; Văn phòng Trung ương Đảng.
2	Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài
	Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài đã dịch nghĩa: Viết hoa theo quy tắc viết tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam.	Liên hợp quốc (UN) Tổ chức Y tế thế giới (WHO)
	Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt: Viết bằng chữ in hoa như nguyên ngữ hoặc chuyển tự La – tinh nếu nguyên ngữ không thuộc hệ La-tinh.	WTO UNESCO
V	VIẾT HOA CÁC TRƯỜNG HỢP KHÁC
1	Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt.	Nhân dân, Nhà nước
2	Tên các huân chương, huy chương, các danh hiệu vinh dự: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết của các thành tố tạo thành tên riêng và các từ chỉ thứ, hạng.	Huân chương Sao vàng, Nghệ sĩ Nhân dân
3	Tên chức vụ, học vị, danh hiệu: Viết hoa tên chức vụ, học vị nếu đi liền với tên người cụ thể.	Giáo sư Tôn Thất Tùng
4	Danh từ chung đã riêng hóa: Viết hoa chữ cái đầu của từ, cụm từ chỉ tên gọi đó trong trường hợp dùng trong một nhân xưng, đứng độc lập và thể hiện sự trân trọng.	Đảng (chỉ Đảng Cộng sản Việt Nam) Bác, Người (chỉ Chủ tịch Hồ Chí Minh)…
5	Tên các ngày lễ, ngày kỷ niệm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết tạo thành tên gọi ngày lễ, ngày kỷ niệm.	ngày Quốc khánh 2-9
6	Tên các sự kiện lịch sử và các triều đại: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành sự kiện và tên sự kiện, trong trường hợp có các con số chỉ mốc thời gian thì ghi bằng chữ và viết hoa chữ đó.	Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh Triều Lý, Triều Trần,…
7	Tên các loại văn bản
	Viết hoa chữ cái đầu của tên loại văn bản và chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi của văn bản trong trường hợp nói đến một văn bản cụ thể.	Bộ luật Dân sự Luật Tổ chức Quốc hội…
	Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.	Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 103 Mục 5 Chương XII Phần I của Bộ luật Hình sự.
8	Tên các tác phẩm, sách báo, tạp chí: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên tác phẩm, sách báo	từ điển Bách khoa toàn thư
9	Tên các năm âm lịch, ngày tết, ngày và tháng trong năm
	Tên các năm âm lịch: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi.	Mậu Tuất Tân Hợi…
	Tên các ngày tết: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi. Viết hoa chữ Tết trong trường hợp thay cho tết Nguyên đán.	tết Đoan ngọ
	Tên các ngày trong tuần và tháng trong năm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết chỉ ngày và tháng trong trường hợp không dùng chữ số.	thứ Hai